۱. کلیه اعضاء حقوقی و حقیقی اتاق های مشترک جهت شرکت در مجامع عمومی، باید در زمان برگزاری مجمع، دارای کارت بازرگانی معتبر باشند یا اینکه عضویت معتبر یکی از اتاق های سراسر کشور را داشته باشند. ارایه کارت بازرگانی و یا کارت شناسایی معتبر در زمان ورود به مجمع الزامی است. ۲. امکان حضور و رای دهی اشخاص حقوقی به غیر از مدیرعامل، مشروط به ارایه معرفی نامه در سربرگ شرکت ممضی به امضاء مدیرعامل و ممهور به مهر شرکت می باشد. ارایه معرفی نامه و کارت شناسایی معتبر در زمان ورود به مجمع الزامی است. ۳. هر شخص فقط می تواند وکالت یک شخص حقوقی را از طریق معرفی نامه در سربرگ شرکت بر عهده داشته باشد.۴. اشخاص حقیقی که امکان حضور در جلسه مجمع عمومی(موسس، عادی و فوق العاده) را ندارند؛ لازم است با مراجعه به دفترخانه اسناد رسمی یک نفر را به عنوان وکیل رسمی معرفی نمایند. همراه داشتن کارت شناسایی معتبر و وکالتنامه رسمی همراه وکیل جهت ورود به مجمع الزامی است.۵. چنانچه اشخاص حقیقی امکان حضور در جلسه را نداشته باشند و تقاضای کاندیداتوری هیئت مدیره را داشته باشند، باید در وکالتنامه رسمی اجازه قبول نامزدی توسط وکیل، قید شده باشد. همراه داشتن وکالتنامه رسمی و کارت شناسایی معتبر جهت ورود به مجمع الزامی است. ۶. مدیرعامل شخص حقوقی جهت نامزدی انتخابات هیئت مدیره(اتاق مشترک) باید اصالتاً در مجمع حضور یابد. چنانچه مدیرعامل شخص حقوقی امکان حضور در مجمع را نداشته باشد و تقاضای کاندیداتوری هیئت مدیره (اتاق مشترک) را داشته باشد، باید با مراجعه به دفترخانه اسناد رسمی یک نفر را به عنوان وکیل با اجازه قبول نامزدی هیئت مدیره(اتاق مشترک) معرفی نماید. ارایه وکالت نامه و کارت شناسایی معتبر جهت ورود وکیل به مجمع الزامی است. ۷. چنانچه سایر اعضاء هیئت مدیره شخص حقوقی به غیر از مدیرعامل، بخواهند به نمایندگی از شخص حقوقی نامزد هیئت مدیره اتاق مشترک باشند، باید واجد معرفی نامه رسمی ممضی به امضاء مدیر عامل و مصوبه هیئت مدیره شخص حقوقی باشند. ارایه معرفی نامه رسمی، مصوبه هیئت مدیره، روزنامه رسمی و کارت شناسایی معتبر جهت ورود فرد معرفی شده به مجمع الزامی است. همچنین اساسنامه اتاق مشترک به پیوست می باشد.
