با توجه به ضوابط آیین نامه و اساسنامه مصوب شورایعالی نظارت اتاق ایران، مقررات مربوط به نحوه حضور اعضاء در مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده اتاق مشترک ایران و ترکیه مورخ 98/05/01 به شرح ذیل می باشد.- صرفاً افرادی می توانند در مجمع حضور یابند و برگ رای دریافت نمایند که قبلاً اعتبار عضویت ایشان از طرف اتاق ایران تایید شده باشد. – ارائه کارت بازرگانی و یا کارت شناسایی معتبر در زمان ورود به مجمع الزامی است. – امکان حضور و رای دهی اشخاص حقوقی به غیر از مدیرعامل، مشروط به ارائه معرفی نامه در سربرگ شرکت ممضی به امضا مدیرعامل و ممهور به مهر شرکت می باشد. ارائه معرفی نامه و کارت شناسایی معتبر در زمان ورود به مجمع الزامی است. – هرشخص حداکثر می تواند وکالت رسمی دو عضو حقیقی یا نمایندگی دو شخص حقوقی جهت حضور در مجمع را عهده دار باشد (حداکثر دو نفر). – حضور در مجمع عمومی اصالتا و یا صرفا با وکالت رسمی مجاز است. در خصوص اعضای حقوقی، هر شخص می تواند با ارائه معرفی نامه رسمی شرکت ( برروی سربرگ ، ممضی به امضا صاحبان امضا مجاز و ممهور به مهر شرکت) در مجمع حضور یابد. – چنانچه اشخاص حقیقی امکان حضور در جلسه را نداشته باشند و تقاضای کاندیداتوری هیات مدیره را داشته باشند، باید در وکالت نامه رسمی اجازه قبول نامزدی توسط وکیل، قید شده باشد. همراه داشتن وکالتنامه و کارت شناسایی معتبر جهت ورود به مجمع الزامی است. – مدیرعامل شخص حقوقی جهت نامزدی هیات مدیره(اتاق مشترک ) باید اصالتاً در مجمع حضور یابد. چنانچه مدیرعامل شخص حقوقی امکان حضور در مجمع را نداشته باشد و تقاضای کاندیداتوری هیات مدیره (اتاق مشترک) را داشته باشد باید با مراجعه به دفترخانه رسمی فرد نماینده را به عنوان وکیل با اجازه قبول نامزدی هیات مدیره (اتاق مشترک) معرفی نماید. ارائه وکالت نامه و کارت شناسایی معتبر جهت ورود وکیل به مجمع الزامی است. – چنانچه سایر اعضا هیات مدیره شخص حقوقی به غیراز مدیرعامل ، بخواهند به نمایندگی از شخص حقوقی نامزد هیات مدیره اتاق مشترک باشند، باید واجد معرفی نامه رسمی ممضی به امضا مدیرعامل و مصوبه هیات مدیره شخص حقوقی باشند. ارائه معرفی نامه رسمی، مصوبه هیات مدیره، روزنامه رسمی و کارت شناسایی معتبر جهت ورود فرد معرفی شده به مجمع الزامی است.
