با توجه به ضوابط آیین نامه و اساسنامه مصوب شورایعالی نظارت اتاق ایران، مقررات مربوط به نحوه حضور اعضاء در مجمع عمومی فوق العاده و مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده اتاق مشترک ایران و کویت مورخ 98/06/24 به شرح ذیل ایفاد می گردد؛- صرفاً افرادی می توانند در مجمع حضور یابند و برگ رای دریافت نمایند که قبلاً اعتبار عضویت ایشان از طرف اتاق ایران تایید شده باشد. – ارائه کارت بازرگانی و یا کارت شناسایی معتبر در زمان ورود به مجمع الزامی است. – امکان حضور و رای دهی اشخاص حقوقی به غیر از مدیرعامل، مشروط به ارائه معرفی نامه در سربرگ شرکت ممضی به امضا مدیرعامل و ممهور به مهر شرکت می باشد. ارائه معرفی نامه و کارت شناسایی معتبر در زمان ورود به مجمع الزامی است. – هرشخص حداکثر می تواند وکالت رسمی دو عضو حقیقی یا نمایندگی دو شخص حقوقی جهت حضور در مجمع را عهده دار باشد(حداکثر دو نفر). – حضور در مجمع عمومی اصالتا و یا صرفا با وکالت رسمی مجاز است. در خصوص اعضای حقوقی، هر شخص می تواند با ارائه معرفی نامه رسمی شرکت ( برروی سربرگ ، ممضی به امضا صاحبان امضا مجاز و ممهور به مهر شرکت)در مجمع حضور یابد. – چنانچه اشخاص حقیقی امکان حضور در جلسه را نداشته باشند و تقاضای کاندیداتوری هیات مدیره را داشته باشند، باید در وکالت نامه رسمی اجازه قبول نامزدی توسط وکیل، قید شده باشد. همراه داشتن وکالتنامه و کارت شناسایی معتبر جهت ورود به مجمع الزامی است. – مدیرعامل شخص حقوقی جهت نامزدی هیات مدیره(اتاق مشترک ) باید اصالتاً در مجمع حضور یابد. چنانچه مدیرعامل شخص حقوقی امکان حضور در مجمع را نداشته باشد و تقاضای کاندیداتوری هیات مدیره (اتاق مشترک ) را داشته باشد باید با مراجعه به دفترخانه رسمی فرد نماینده را به عنوان وکیل با اجازه قبول نامزدی هیات مدیره (اتاق مشترک) معرفی نماید. ارائه وکالت نامه و کارت شناسایی معتبر جهت ورود وکیل به مجمع الزامی است. – چنانچه سایر اعضا هیات مدیره شخص حقوقی به غیراز مدیرعامل ، بخواهند به نمایندگی از شخص حقوقی نامزد هیات مدیره اتاق مشترک باشند، باید واجد معرفی نامه رسمی ممضی به امضا مدیرعامل و مصوبه هیات مدیره شخص حقوقی باشند. ارائه معرفی نامه رسمی، مصوبه هیات مدیره، روزنامه رسمی و کارت شناسایی معتبر جهت ورود فرد معرفی شده به مجمع الزامی است.
